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Fachtexte

Online-Bewerbungen

By 15. September 2022No Comments

Neben der schon fast altmodischen postalischen Bewerbung gibt es Telefonbewerbungen und immer mehr Email- und Online-Bewerbungen. Dabei ist zu beachten, dass eine E-Mail-Bewerbung etwas anderes ist als eine Online-Bewerbung.

Eine E-Mail-Bewerbung ist genaugenommen eine postalische Bewerbung, die per E-Mail und nicht in Briefform per Post versendet wird – es ist also eine digitale Bewerbungsmappe. Die Unterlagen, die im Brief verschickt werden, werden hier als Anlage (üblicherweise in Form einer PDF-Datei) mit der E-Mail versendet.

Aber was ist denn nun eine Online-Bewerbung?

Bei der Online-Bewerbung handelt es sich um eine weitere Art der digitalen Bewerbung, die meistens in einem sogenannten Bewerberportal von Firmenwebseiten zusammengestellt und hochgeladen wird.
Die Vorteile der Online-Bewerbung gegenüber postalisch versendeten Bewerbungen liegen in der Schnelligkeit, den geringen Materialkosten und der Möglichkeit, Links, Audio- und Videodateien einzufügen. Der Verwaltungsaufwand ist geringer, es kann gezielt nach bestimmten Kriterien gefiltert und sortiert werden, der gesamte Bewerbungsprozess kann beschleunigt ablaufen. Bis hierhin gleicht alles den E-Mail-Bewerbungen. Aber sobald es um das Ausfüllen von einzelnen Feldern in den Bewerbungsformularen geht, befinden wir uns im Prozess der Online-Bewerbung. Alle benötigten Informationen und Angaben müssen hierbei in die jeweiligen Felder eingestellt werden. Dabei kann es sich um persönliche Angaben, Softskills, Stationen im Lebenslauf, aber auch um Fragen zum Stellenangebot bzw. zur Firma gehen. Aufwendige Anschreiben benötigt man eher selten.

Aber der Prozess der Online-Bewerbungen birgt auch Gefahren – so werden in großen Unternehmen mittlerweile CV-Parser zur maschinellen Auswertung der Unterlagen eingesetzt. So manch geeigneter Bewerber kann damit durch das Raster fallen! Ein guter Tipp ist, dass man z. B. bei der Kennzeichnung von Sprach – und PC-Level nicht mit Balken oder Sternen arbeitet (was vielleicht optisch besser aussieht), sondern diese Level verbal erklärt (verhandlungssicher, sehr gute Kenntnisse u. ä.). Es kann sonst passieren, dass es aussieht, als wären keine Sprach- oder PC-Kenntnisse vorhanden. Ebenfalls ist auf eine fehlerfreie Rechtschreibung zu achten, ansonsten passiert Ähnliches wie in den zuvor beschriebenen Fällen. Das trifft übrigens aus auf E-Mail-Bewerbungen zu.
Wenn eine Bewerbung über ein Bewerbungsportal oder die Webseite des Unternehmens – also als Online-Bewerbung – erfolgt, werden meistens Bewerbungsformulare mit standardisierten Fragen eingesetzt. Das soll einen Vergleich der Bewerber erleichtern und die Aufnahme der Qualifikationen in ein internes Bewerbungssystem ermöglichen. Je nach Unternehmen unterscheiden sich diese Bewerbungsformulare. Es kann gefordert werden, dass Sie ein spezielles Bewerberkonto anlegen müssen, bei einem anderen Unternehmen ist das nicht notwendig. Aber immer werden Kontaktdaten abgefragt, es können Freitextfelder für Anschreiben, Motivation und besondere Qualifikationen folgen. Häufig werden auch der bisherige Werdegang und Kenntnisse abgefragt, das kann auch in Form eines Lebenslaufs erfolgen. Zusätzlich existiert die Möglichkeit, weitere Dokumente wie Zeugnisse, Zertifikate in die entsprechenden Felder hochzuladen. Teilweise doppeln sich die Angaben aus dem Formular mit Inhalten, die Sie in den hochgeladenen Dokumenten gemacht haben, trotzdem sollten Sie alle Felder akribisch ausfüllen.

Immer mehr Online-Bewerbungen erfolgen mittlerweile über Social-Media-Plattformen. Dazu gehören berufliche Netzwerke wie Xing und LinkedIn. Wenn Sie auf diesen Plattformen ansprechende und aussagekräftige Profile erstellt haben, kann es sogar andersherum passieren, dass Sie über Recruiter gefunden und kontaktiert werden. Diese Recruiter sind für größere Unternehmen tätig und suchen gezielt nach passenden Kandidaten für vakante Stellen.

Was ist zu beachten bei Online-Bewerbungen?

  1. Vorbereitung (Einscannen) aller notwendigen Dokumente wie Lebenslauf, Zeugnisse, Nachweise – die Dokumente müssen als PDF-Dateien vorliegen. Idealerweise hat man alles als einzelne PDFs vorbereitet, aber auch alles in einer einzigen PDF-Datei zusammengefasst. Der Grund dafür ist, dass die einzelnen Bewerbungsportale Ihre Unterlagen in verschiedenen Varianten haben möchten – mal einzeln, um alles in die entsprechenden Fenster einzufügen, mal alles zusammengefasst in einem Dokument.
  2. Auch die eingescannte Unterschrift ist sehr wichtig und sollte nicht vergessen werden. Mit der Unterschrift bestätigen Sie die Richtigkeit der Angaben!
  3. Achten Sie auf die Dateigrößen, oft ist vorgegeben, wie viel MB man hochladen darf (bei Fotodateien besonders zu beachten).
  4. Vergeben Sie seriöse Dateinamen, die gut verständlich und zuzuordnen sind.
  5. Arbeiten Sie mit einer eigene seriöse E-Mail-Adresse (Ihr Name sollte erkennbar sein).
  6. Social-Media-Kontakte und –Auftritte (Xing, LinkedIn, aber auch Facebook) können von Vorteil sein, sollten aber immer auf dem aktuellen Stand sein. Aber insbesondere bei den Plattformen, die auch viel im privaten Bereich genutzt werden – wie Facebook – sollten Sie sehr darauf achten, was Sie posten!
  7. Bevor Sie die Online-Bewerbung abschicken, kontrollieren Sie unbedingt alles auf Vollständigkeit und Richtigkeit Ihrer Angaben! Alle Felder müssen ausgefüllt sein.
  8. Fertigen Sie ggf. Screenshots von allem an, damit Sie einen Nachweis haben, was Sie ausgefüllt und eingetragen haben.
  9. Wenn Sie sich über ein Online-Bewerberportal bewerben, dann können Sie am Anfang oft noch nicht einschätzen, welche Unterlagen in welcher Form Sie genau benötigen. Für diese Fälle empfiehlt sich ein sogenannter Probelauf, dafür können Sie anonymisierte Angaben verwenden und diese am Ende natürlich nicht abschicken.

Inhalt der Online-Bewerbung

Inhaltlich werden dieselben Angaben und Unterlagen benötigt, wie in der postalischen oder E-Mail-Bewerbung, nur eben in einer anderen Form, Reihenfolge oder Aufbereitung.
Das Bewerbungsanschreiben kann teilweise entfallen oder es kann kürzer gehalten werden, oft ist dann ein sogenanntes Freitextfeld dafür vorhanden. Was genau gefordert ist, wird mitgeteilt – so kann z. B. die spezielle Motivation für diese Stelle gefragt sein. Das sollten Sie dann ähnlich wie in einem Motivationsschreiben viel deutlicher und überzeugender darstellen als in einem normalen

Bewerbungsanschreiben, sich dabei aber trotzdem immer relativ kurzfassen.
Ein Deckblatt benötigen Sie in der Regel nicht. Aber sehr wichtig sind die persönlichen Angaben bzw. Kontaktdaten, die Sie in vorgegebenen Felder einfügen müssen. In manchen Fällen wird extra ein Bewerbungsfoto angefragt, das müssen Sie dann gesondert hochladen.

Achten Sie unbedingt darauf, in welcher Form bzw. wie der Lebenslauf aussehen muss, welche Angaben benötigt werden und ob Sie bereits an anderer Stelle ein Bewerbungsfoto hochgeladen haben. Dann müssen Sie den Lebenslauf natürlich ohne Foto hochladen.

Zeugnisse, Zertifikate und diverse Nachweise müssen Sie in die entsprechenden Felder einfügen, je nachdem welche angefragt sind. In manchen Bewerbungsformularen können zudem Informationen aus diesen Dokumenten einzeln abgefragt werden. In anderen Bewerbungsformularen werden wiederum alle Zeugnisdokumente in einer PDF-Datei verlangt.

Wichtig ist also, immer ganz genau zu lesen, was und in welcher Form die Angaben verlangt werden. Es kann passieren, dass Sie drei Online-Bewerbungen auf verschiedenen Bewerberportalen für verschiedene Jobs und Arbeitgeber schnell und unkompliziert einstellen konnten, weil alle Angaben in ähnlicher Form erfolgt sind – dann ist spätestens bei Ihrer vierten Online-Bewerbung alles ganz anders. Es werden weitere Zeugnisse und Zertifikate verlangt, das Bewerbungsfoto muss extra hochgeladen werden und Sie müssen vielleicht explizit beschreiben, warum gerade Sie perfekt für diese Stelle geeignet sind. Also niemals in Routine verfallen und denken, dass online ja alles ganz easy ist!

An wen wird die Bewerbung geschickt?

Wenn ein konkreter Ansprechpartner in der Stellenausschreibung genannt wird, müssen Sie Ihr Bewerbungsschreiben, falls es gefordert ist, in jedem Fall auch an diesen richten und ihn in der Bewerbungsmail direkt ansprechen. Aber meistens entfällt dieser Schritt bei Online-Bewerbungen, da Sie einfach auf „Senden“ drücken müssen, wenn Sie alle Felder im Online-Bewerbungsformular ausgefüllt haben (und nach genauer Überprüfung Ihrer Angaben).

Wilja Vollbrecht
(Geschäftsführerin, PCS Berlin GmbH)

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